Управление проектами для "чайников".

Об авторе. Посвящается. Благодарности автора. Об этой книге. На кого рассчитана эта книга. Как построена эта книга. Часть I. Что такое проект и план работ. Часть II. Организация сил. Часть III. Осуществление планов. Часть IV. Как добиться лучшего. Часть V. Великолепные десятки. Приложения. Пиктограммы, используемые в книге. Как работать с этой книгой. Ждем ваших отзывов! Часть I. Что такое проект и план работ. В этой части… Глава 1. Что такое управление проектами? (И зачем им заниматься?). Разберемся, что такое проект. Определение проекта. Определение управления проектом. Гладко было на бумаге, да забыли про овраги. Стадии проекта. Проект на стадии замысла: нужна идея. Сравнительный анализ затрат и результатов. Стадия разработки: составляем план. Начальная стадия проекта: приготовились… Стадия исполнения: начали! Стадия завершения: стоп! Предупреждение самых распространенных ошибок. Управление проектом в процессе его выполнения. Определение потенциальных ловушек на начальном этапе. Принципы проектного менеджмента. О роли руководителя проекта. Ваши первые шаги. Борьба с попытками уменьшить значимость проектного менеджмента. Ошибочные суждения о проектном менеджменте. И наконец, хорошие новости. Глава 2. Цели и задачи проекта. Что такое проектное задание. Документы, похожие на проектное задание, но не являющиеся таковыми. Взгляд на картину в целом. Основания для выполнения проекта. Кто является инициатором. Выявление других заинтересованных лиц. Кто является главным сторонником проекта. Кто будет пользоваться результатами вашего проекта. С какой целью выполняется проект. Как убедиться в том, что проект отвечает поставленным целям. Определите другие работы, имеющие отношение к вашему проекту. Насколько важен ваш проект для организации. Трудности в поиске информации. Как определить объем и сроки исполнения проекта. Стратегия работ над проектом. О новых подходах. Чего конкретно требуется достичь? Если нет цели. Несколько советов, как ясно и четко изложить цели проекта. Что можно возразить противникам точных формулировок. Определяем условия. Как определишь ограничения. Определение ограничений проекта. Включение ограничений в план проекта. Определение потребностей. Как быть с неопределенностями на этапе планирования. Разработка проектного задания. Глава 3. От общего к частному. Разделяй и властвуй. Мыслите детально. Соблюдайте иерархию. Три ключевых вопроса. Включайте предположения в план работ. Используйте формулировки, соответствующие уровню детализации. Структурная схема работ для больших и маленьких проектов. Как это выглядит на практике. Особые ситуации. Метод последовательных приближений. Планирование задач с неопределенным сроком завершения. Планирование долгосрочных проектов. Методы разработки и формы представления структурной схемы работ. Различные подходы в процессе детализации работ. Идентификатор работы. Разработка структурной схемы работ. Разработка сверху вниз. Метод мозгового штурма. Различные форматы представления структурной схемы работ. Организационная блок-схема. Структурированный документ. Организационный формат в нестрогом виде. Несколько полезных советов. Применение шаблонов. Использование предыдущего опыта. Совершенствование шаблонов для структурной схемы работ. Определение рисков проекта при детализации задач. Описание конкретных работ по проекту. К правильному решению ведут разные пути. Глава 4. Составление графика работ. Анализ графика работ. Построение сетевых графиков. Две формы представления сетевого графика. Построение сетевого графика типа "события-работы". Построение сетевого графика типа "работы-связи". Выбор формы представления сетевого графика. Анализ сетевых графиков. Прямой анализ — определение критических и некритических путей и самых ранних сроков начала и окончания работ. Обратный анализ — определение резервов времени и самых поздних сроков начала и окончания работ. Ваш первый сетевой график. Простои пример применения сетевого графика. Разработка графика работ. Разработка первоначального варианта графика. Подводные камни разработки "От обратного". Как преодолеть ограничения во времени. Как сократить время выполнения проекта. Выполнение работ одновременно. Резкое изменение стратегии. Детализация работ. Оценка продолжительности работ. Что влияет на продолжительность работ. Виды ресурсов. Поиск источников информации. Способы улучшишь оценку продолжительности работ. Формы представления графика работ проекта. Глава 5. Методы оценки ресурсов. Как определишь, кто вам нужен, когда и насколько. Определение квалификации. Оценка потребности в трудовых ресурсах. Характеристики персонала. Оценка трудоемкости работ. Что следует учитывать при оценке трудоемкости. Как учитывать предыдущий опыт. Несколько советов по повышению точности оценки трудоемкости. Распределение нескольких работ. Первоначальный анализ. Как можно разрешить проблему перегрузки. Координация работ по нескольким проектам. Планирование других ресурсов. Планирование бюджета. Классификация расходов на проект. Разработка бюджета проекта. Уточнение бюджета в процессе разработки проекта. Оценка стоимости проекта. Два способа определения косвенных расходов. ЧАСТЬ II. Организация сил. Глава 6. Кто и как реализует проекты. Определение организационной структуры. Централизованная структура. Функциональная структура. Матричная структура. Оснобные лица организационной структуры матричного типа. Руководитель проекта. Участники проекта. Начальники подразделений. Высшее руководство. Успешная работа В условиях организационной структуры матричного типа. Глава 7. Как привлечь к вашему проекту нужных людей. Аудитория проекта. Критерии подготовки списка аудитории проекта. Проверка укомплектованности списка аудитории проекта. Разработка шаблона списка аудитории проекта. Распорядители, соисполнители и наблюдатели проекта. В поисках главного сторонника проекта. Когда привлекать их к проекту. Привлечение распорядителей. Привлечение соисполнителей. Привлечение наблюдателей. Методы привлечения представителей аудитории. Как привлечь Влиятельных людей. Глава 8. Распределение ролей и обязанностей. Определение основных положении. Распределение ролей участников проекта. Что можно, а что нельзя делегировать. Кому можно доверить полномочия. Распределение обязательств. Как привлечь к ответственности тех, кто по служебному положению вам не подчиняется. Графическое представление трудовых отношений. Разработка диаграммы обязанностей. Совершенствование вашей диаграммы. Как быть с навязчивым опекуном. Почему он решил опекать вас. Как вызвать доверие у вашего опекуна. Как с таким начальником работать. ЧАСТЬ III. Осуществление планов. Глава 9. Значение первого шага. Окончательное определение аудитории проекта. Окончательное утверждение команды проекта. Все ли учтены? Заполнение рядов. Пересмотр утвержденного плана проекта. Формирование коллектива. О личных u общих достижениях. Определение ролей участников. Определение порядка совместной работы участников. Содействие развитию трудовых взаимоотношений. Чтобы работа шла гладко. Установление систем учета и контроля. Утверждение порядка докладов и совещании. Руководство к действию. Объявление о начале работ. Мероприятия по подготовке к обсуждению итогов проекта. Глава 10. Управление и контроль за выполнением работ. Управление ходом работ. Как остаться в рамках бюджета. Выбор информационной системы управления проектом. Контроль за соблюдением графика работ. Какую информацию собирать. Анализ выполнения графика. Сбор информации о выполнении графика. Как повысить точность информации о выполнении работ. Средства обработки информации сопровождения проекта. Учет отработанного Времени. Анализ затрат рабочего времени. Сбор информации о затратах рабочего времени. Совершенствование системы учета трудозатрат. Средства учета трудозатрат. Учет финансовых расходов. Анализ расходов. Сбор сведений о расходах и меры по повышению их точности. Выбор системы учета расходов. Объединение систем учета и контроля. Определение возможных причин отклонений от запланированных параметров. Действия по устранению отклонений от плана. Внесение изменений в план. Глава 11. Чтобы все были проинформированы. Выбор средств обмена информацией. Распространение письменной информации. Обмен информацией на совещаниях. Подготовка совещания. Проведение совещания. Подготовка отчета о ходе работ проекта. Организация основных собраний проекта. Регулярные совещания участников проекта. Внеочередные совещания. Встречи с руководством. Глава 12. Как добиться максимальной производительности. Как быть руководителем и лидером одновременно. Укрепление личной власти и влияния. Что сделать, чтобы вас слушались. Учимся на своем опыте. Как заложить основы власти. Формирование и поддержание мотивации участников. Осознание личных интересов участия в проекте. Демонстрация Выполнимости проекта. Информация о ходе работ. Поощрения. Глава 13. Подходим к завершению проекта. Завершение работ. Планируйте завершающую стадию проекта особенно детально. Восстановление коллективного самосознания и духа. Благополучный финиш. Административные мероприятия завершающей стадии. Работа с людьми. Новинки в деле объявления о закрытии проекта. Подведение итогов проекта. ЧАСТЬ IV. Как добиться лучшего. Глава 14. Как учесть риски и неопределенность. Определение и управление рисками. Выявление рисков проекта. Определение факторов риска. Факторы риска, возникающие в ходе реализации проекта. Определение рисков. Оценка возможных последствий событий риска. Оценка вероятности события риска. Оценка величины последствий. Управление рисками проекта. Определение рисков, которыми следует управлять. Разработка стратегии управления рисками. Обсуждение рисков. Подготовка плана управления рисками проекта. Глава 15. Учитываем приобретенный опыт. Подготовка к обсуждению итогов проекта. Готовиться к подведению итогов нужно в течение всего проекта. Подготовка к обсуждению итогов проекта. Проведение совещания по обсуждению итогов проекта. Использование материалов совещания по итогам проекта в будущем. Глава 16. Как обращаться с новой техникой. Эффективное использование программного обеспечения. В чем программы действительно могут помочь. ПО специального назначения. Применять или не применять компьютер. Интегрированное ПО для управления проектами. Как выбирать ПО для управления проектами. Какие задачи можно автоматизировать. Внедрение ПО для управления проектами. Как с толком использовать электронную почту. Подготовка плана коммуникаций проекта. использование электронной почты по назначению. Как выжать максимум из электронной почты. ЧАСТЬ V. Великолепные десятки. Глава 17. Десять вопросов в помощь руководителю проекта. Почему возник ваш проект? Кого привлекать? Какие результаты нужно подучить? Какие условия следует соблюдать? Какие приняты допущения? Какие работы необходимо выполнить? Когда начать и закончить каждую работу? Кто будет выполнять работы проекта? Какие еще требуются ресурсы? Какие возможны затруднения? Глава 18. Десять способов привлечь к ответственности. Согласуйте с теми, кто действительно имеет полномочия. Будьте конкретны в определении требуемых результатов, отведенных сроков и предполагаемых трудозатрат. Добивайтесь принятия обязательств! Записывайте все. Подчеркивайте важность назначения. Сообщайте другим о данных вам обязательствах. Согласуйте с работником график контроля за его работой. Контроль за индивидуальным выполнением работ. Поощряйте хорошую работу. Действуйте решительно. Глава 19. Десять шагов по возвращению проекта "в колею". Почему ваш проект сбился с курса. Проанализируйте список основных распорядителей. Уточните задачи проекта. Пересмотрите оставшиеся работы. Сделайте переназначения. Разработайте жизнеспособный график работ. Проведите необходимые персональные назначения. Разработайте план управления рисками. Отметьте „прохождение через экватор" вашего проекта. Плотно отслеживайте и контролируйте выполнение оставшейся части проекта. Глава 20. Десять советов, как стать лучшим менеджером. Будьте человеком „Почему?". Будьте человеком „Могу". Не полагайтесь на догадки. Говорите, что думаете; думайте, что говорить. Старайтесь видеть в других союзников, а не соперников. Считайтесь с другими. Представляйте „общую картину". Мыслите детально. Поощряйте хорошую работу. Будьте и руководителем и лидером. Приложение А. Словарь терминов. Приложение Б. Анализ заработанной стоимости. Что такое анализ заработанной стоимости. Смысл этих переменных. Рассмотрим простой пример. Определение плановой стоимости выполненных работ.